E-Mail-Umgebung verbinden
Wir prüfen Ihre bestehende Infrastruktur und legen fest, wie relevante ein- und ausgehende E-Mails in das Archiv gelangen.
Ein sicherer Hafen für Ihre E-MailsSicher archiviert.
Sicher archiviert.
Schnell gefunden.
Geschäftliche E-Mails zentral aufbewahren und gezielt wiederfinden. Archivhafen bringt Struktur in Ihre E-Mail-Archivierung.
Ihr E-Mail-ArchivIm Überblick
⌕ Nach Absender, Betreff oder Zeitraum suchen
Angebot · Projekt HafenblickGeschäftliche Korrespondenz
AuftragsbestätigungAlles im Zusammenhang
Rechnung mit AnhangNachrichten und zugehörige Dateien
Zentral aufbewahrenGezielt wiederfinden ↗
Illustration · keine Abbildung der Produktoberfläche
Fokus E-Mail-ArchivierungEinrichtung nach BedarfPersönlicher Ansprechpartner
Was ist Archivhafen?Ihre E-Mails.
Ihre E-Mails.
Ein klarer Überblick.
Ein Postfach ist für den Alltag da. Ein Archiv für das, was langfristig auffindbar bleiben soll.
Archivhafen ist Ihr Angebot für die strukturierte Archivierung geschäftlicher E-Mails. Im Mittelpunkt stehen die passende Anbindung Ihrer E-Mail-Umgebung, eine geordnete Aufbewahrung und das gezielte Wiederfinden von Nachrichten.
Wir betrachten Ihre bestehende Umgebung und stimmen Einrichtung, Zugriffe und Aufbewahrung auf Ihren Bedarf ab. Verständlich, übersichtlich und mit einem klaren Fokus auf E-Mail-Archivierung.
So funktioniert’sVom Postfach
Vom Postfach
zum Überblick.
Eine gute Archivierung beginnt mit einem klaren Konzept und einer passenden Einrichtung.
Archivierung einrichten
Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte und der laufende Betrieb werden auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Nachrichten gezielt suchen
Statt einzelne Postfächer zu durchsuchen, finden berechtigte Personen archivierte Nachrichten über die Suchmöglichkeiten des eingerichteten Systems.
Ihre VorteileWeniger suchen.
Weniger suchen.
Mehr Überblick.
Ein durchdachtes Archiv macht geschäftliche Kommunikation auch später nachvollziehbar.
Gezielt auffindbar
Nachrichten nach passenden Kriterien wiederfinden – auch wenn ein Vorgang länger zurückliegt.
Zentral organisiert
Archivierung als eigener, geordneter Prozess, der über die tägliche Arbeit im Postfach hinausgeht.
Passend eingerichtet
Einrichtung und Berechtigungen orientieren sich an Ihrer E-Mail-Umgebung und Ihren betrieblichen Anforderungen.
Eine belastbare Aufbewahrung erfordert technische und organisatorische Maßnahmen. Konkrete Funktionen und Leistungen werden vor der Beauftragung abgestimmt.
Für wen ist Archivhafen?Für Unternehmen,
Für Unternehmen,
die den Überblick behalten.
Selbstständige & kleine Teams
Wenn Angebote, Absprachen und Belege nicht im Postfach-Alltag untergehen sollen.
Kleine & mittlere Unternehmen
Wenn mehrere Postfächer, klare Zuständigkeiten und einheitliche Abläufe zusammenkommen.
Wachsende Organisationen
Wenn die E-Mail-Archivierung mit Strukturen und Anforderungen mitwachsen soll.
Häufige FragenGut zu wissen.
Gut zu wissen.
Vor dem Anlegen.
Die wichtigsten Antworten rund um Ihre E-Mail-Archivierung.
Was ist der Unterschied zwischen Archiv und Backup?
Ein Backup dient dazu, Daten und Systeme nach einem Ausfall wiederherzustellen. Ein E-Mail-Archiv dient der gezielten Aufbewahrung und Suche über längere Zeiträume. Beides erfüllt unterschiedliche Aufgaben und sollte aufeinander abgestimmt werden.
Welche E-Mail-Systeme lassen sich anbinden?
Die Anbindung hängt von Ihrem Mailserver, Anbieter und den verfügbaren Schnittstellen ab. Vor der Einrichtung prüfen wir gemeinsam, wie ein- und ausgehende Nachrichten zuverlässig in das Archiv gelangen können.
Können bestehende E-Mails übernommen werden?
Ein Import vorhandener Nachrichten kann je nach Quellformat und System möglich sein. Umfang, Datenqualität und Vorgehen werden vor der Übernahme geprüft und abgestimmt.
Ist Archivhafen revisionssicher oder GoBD-konform?
Eine pauschale Zusage wäre nicht belastbar. Entscheidend sind die konkrete technische Einrichtung, ein geeigneter Schutz vor Änderungen, Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie dokumentierte betriebliche Abläufe. Die Archivierung kann diese Anforderungen unterstützen; Software allein gewährleistet keine GoBD-Konformität.
Wie lange werden E-Mails aufbewahrt?
Das richtet sich nach dem Inhalt der Nachricht, den einschlägigen Pflichten und dem vereinbarten Aufbewahrungskonzept. Nicht jede E-Mail muss gleich lange gespeichert werden. Fristen, Löschung und der Umgang mit privaten Nachrichten werden vor der Einrichtung geklärt.
Wer darf auf das Archiv zugreifen?
Zugriffsrechte sollten sich nach Aufgaben und Zuständigkeiten richten. Welche Personen auf welche Nachrichten zugreifen dürfen, wird im Berechtigungskonzept festgelegt und bei der Einrichtung berücksichtigt.
Wo werden die E-Mails gespeichert?
Betriebsmodell, Speicherort, Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung werden vor einer Beauftragung konkret vereinbart.
Wie starte ich mit Archivhafen?
Schreiben Sie uns, welches E-Mail-System Sie nutzen und wie viele Postfächer Sie archivieren möchten. Gemeinsam klären wir die Ausgangslage und den passenden nächsten Schritt. Bitte senden Sie bei der ersten Anfrage keine Passwörter oder vertraulichen E-Mail-Inhalte.
Lassen Sie uns sprechenEin guter Platz
Ein guter Platz
für Ihre E-Mails.
Sie möchten Ihre E-Mail-Archivierung aufbauen oder neu ordnen? Erzählen Sie uns kurz von Ihrer bestehenden Umgebung.
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